Proder Yazılım | Ürünler

EVRAK TAKİP - EVRAK YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ (EBYS) E-İMZA

 

Detaylar :

Kamu kurum ve kuruluşların mevzuatında bulunan maddeler esas alınarak geliştirilmiş olup başbakanlık devlet arşivleri genel müdürlüğü ve Türk standartları enstitüsünün ortak çalışmalarının sonucunda hazırlanan ve başbakalık tarafından uyumluluğu zorunlu kılınan EBYS, 
Kolay kullanım kolay arayüz ve hızlı olmasının yanısıra güvenlik açısından da kamu kurum ve kuruluşların isteklerini tam olarak karşılamaktadır.
Kurumların gelen ve giden evrak akış süreçlerinin online yönetilebilmesi,
Cevap beklenen evrakların sonuçlarını web üzerinden takib edebilmesi,
İşletme ve devlet kurumlarında personel performanslarının takib edebilmesi,
Evrakların dijital ve fiziki olarak arşiv işlemlerinin yapılabilmesi,
Kurum içi duyuru sisteminin online yapılabilmesi,
Kişisel mail takibinin yapılabilmesi,
Kurum ve kuruluşların doküman iş akışlarının hızlı ve eksiksiz yürütülmesi için geliştirilmiştir.
 
PRODER Evrak Yönetim Bilgi Sistemi  (PEYBS)  İçeriğine Genel Bakış;
 
PEYBS kurumsal yapıların işleyişine kendisini uydurduğu gibi, 
Bu yapıların çalışmasına da kurumsallık kazandırmaktadır.
 
EBYS İçerik ;
 
Kurum ve Şube Tanımları,
Ana Menü Bilgi/Veri Yönetim Sistemi,
Güvenlik ve Gizli Evrak Yönetim Sistemi,
Kuruma Göre Personel Tanımlama Sistemi,
Personelleri Hiyerarşik Olarak Yetkilendirme,
Şube ve Personel Zimmet Takip Sistemi,
Evraklar için Kritik Tarih Hatırlatma Sistemi,
Gelen/Giden Evrak Kayıt Sıra No Sistemi,
Gelen Evrak Bağıl Sıra No Sistemi,
Gelen/Giden Evrak Rezerve Sıra No Sistemi,
Şube İçi Evrak Sıra No Takip Sistemi,
Gelen/Giden Evrak Barkod Etiket Sistemi,
Evrak Giriş/Çıkış Tarihi Kayıt Sistemi,
Giden Evrak Üretim Sistemi,
Gelen Evraktan Giden Evrak Cevabı Oluşturabilme,
Evrak Türü Tanımlama ve Gruplama,
Evrak Sınıfı Tanımlama ve Gruplama,
Evrak Durumu Tanımlama ve Gruplama,
Gelen/Giden Evrak İçerik Özeti Tanımlama,
Gelen/Giden Evrak İşlem Durum Notları Tanımları,
Benzer Evraklar İçin Kopya Çoğaltma Sistemi,
Evrak Geçmişi ile Süreç Takip Sistemi,
Taranmış Evrakları  Dijital ortamda Arşivleme Sistemi,
Kayıtlı evrakları reel ortamda Dosyalama Sistemi,

PEYBS in Kullanılacağı Kamu / Kurum ve Kuruluşlar;
 
Valilikler,
Kaymakamlıklar,
Sağlık Müdürlükleri,
Belediyeler,
Üniversiteler,
Bankalar,
Nüfus ve Vatandaşlıklar,
Emniyet Kurumları,
Ulaştırma
Sosyal Güvenlik Kurumları,
Milli Savunma,
Siyasi Partiler,
Sivil Toplum Kuruluşları,
Turizm Kuruluşları,
Özel, Resmi ve Devlet İştirakli Kurum ve Kuruluşlar,
 
 
PRODER. EVRAK YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ (PEYBS) ÖZELLİKLERİ
 

 

PEYBS, Uluslararası standartlara uygun yapıda geliştirilmiş, 
tüm kullanıcıların kolaylıkla uyum sağlayabileceği, basit, 
esnek görünümü ile yüksek veri işlem yükünü kaldırabilecek sağlam bir yapıda tasarlanmıştır.
Hiyerarşik yapıya uygun geliştirilmesi ile  resmi kurum ve kurumsal kuruluşların çalışma yapılarına uygun bir ortam sağlar.
Kanuni ve hukuksal nitelikteki evrak ve belgelerin güvenliğik sisteminin tam güvenilir olarak dolaşımına uygun hazırlanmıştır.
Barkod yapısı sayesinde Gelen/Giden evrak sisteminin  tam bir kontrol sistemi içerisinde çalışmasına olanak sağlar.
Web  tabanlı yönetim sistemlerine uygun yazılım mimarisi ile web üzerinden evrak durum takibine uygun tasarlanmıştır.
Evrak ve belgeleri niteliklerine göre sınıflandırabilme (sınıfı, durumu, türü,..), 
kullanıcı bazlı raporlamalar gibi kriterler ile isteğe özel  raporlama  alternatifleri sunulmuştur.
Kuruma gelen evrak dijital arşive alındıktan sonra istenen her hangi bir iş akışında talep edilen herhangi bir anda hemen görüntülenebilir.
Resmi içerikli önem arz eden dokümanların, değerli kağıt ve belgelerin, tarihsel değere sahip saklanması gereken evrakların sürekliolarak 
yer değiştirilmesi ve aşınması, yıpranması önlenir. 
Belge ve Evraklara çabuk ulaşım sağlanır.  Evrak geçmiş durumlarının raporlaması kolaylık yapılabilir.
İşlemi sonlanmamış, unutulmuş, başka belgeler arasında kaybolmuş evrakların önüne geçileceği için kurumsal hafızayı güçlendirir. 
Bilgi ve belge açısından hizmetle ilgili açık nokta bırakmaz.
 
Doküman İş Akış Döngüsü ve Dağıtımı
 
Evrak ve belgelerin yapı içerisinde yönetimi dinamik iş akışları ve sistematik dağıtım yapısı sayesinde 
kurumsal süreçleri içinde çok hızlı bir şekilde işlenebilmektedir. Evraklar üzerinde çeşitli arama kriterleriyle sorgulamalar yapılarak, 
birden fazla noktadan erişim sağlanmaktadır.Tüm kurum ve kurumlara bağlı şube ve kuruluşlar, dokümanlar, formlar, süreçler içinde, 
tanımlanmış bir iş akış yapısına sahiptir. 
Evrak ve belgelerin dağıtım listelerine göre kurum ve şube  içerisinde onay adımlarından geçerek dolaşmaktadır. 
Tanımlı belge yönetimine uygun olarak sisteme giren dokümanın iş akış döngüsü içinde, nerelerden geçeceği ve 
neler yapılması gerektiği kurgulanarak her aşaması takip edilmektedir.
İş akışı Kurum ve kuruluşların belge akışını kontrollü ve sistemli bir şekilde yürütmesini sağlamakta olup
ilgili onaydan geçtikten sonra Dokümanlar dağıtılmak istenen ilgili birimlere kolaylıkla sevk edilebilmektedir.
Evrak ve Belgelerin her türlü yönetimini ve bilgi akışını personele bağımlılıktan, 
bilgi kaybından kurtararak, hızlı erişime olanak sağlamaktadır. İş akış Döngüsü içerisinde 
İşlerin ve bunlara bağlı görevlerin, kararların vb işlemlerin kimler tarafından yapıldığı/yapılacağına 
ilişkin belirsizlikler tamamen ortadan kaldırılmaktadır. Şube ve personel ataması olarak 
tanımlanabilen iş akışları personel görev değişikliklerinde bile kusursuz bir performans sergiler ve kolay bir takip imkanı sağlar.