PRODER QuantumCEO ERP Genel Tanıtım.

Temel  olarak  UGP (Uygulama Geliştirme Platformu) olarak tasarlanmıştır. Bu üstün  özelliği sayesinde tamamen sektörden bağımsız olarak etkin bir geliştirme olanağı  sunmaktadır. QuantumCEO ERP'yi tercih eden firmalar departman, bölüm  ve kullanıcı bazında ihtiyaçları doğrultusunda tüm ekranları tasarlayabilir ve kullanıcı  dostu   arayüzler oluşturabilirler. Yine QuantumCEO ERP kullanıcıları ekranlarında sürükle bırak yöntemi ile ihtiyaç duydukları yeni alanlar (input, tarih, checkbox vs.) ekleyerek anlık çözüm  üretebilirler.

Sonuç olarak QuantumCEO ERP bir UGP (Uygulama  Geliştirme Platformu) olarak bu  özelliği ile  ERP sistemlerinde benzersiz teknojisi sayesinde TÜBİTAK tarafından ödüllendirilmiş ve sektöründe UGP olarak  desteklenen ilk proje ünvanına sahip olmuştur.

QuantumCEO ERP' de BPM  Nedir?

            BPM : Süreç yönetimi, bir kurumun performansının sürekli olarak iyileştirilmesini sağlayan ve süreçleri temel “varlık” kabul eden bir yönetim disiplinidir. Süreç, aralarında birlik olan veya belli bir düzen veya zaman içinde tekrarlanan, ilerleyen, gelişen olay ve hareketlerin iş emri olarak kullanıcılara  ve müşerilere aksiyon (sms, mail vs.)  olarak aktarılmasını sağlar.

Sevkiyat süreçlerini kontrol altına aldığınız, işinizde zaman kaybının önüne geçtiğiniz dijital olarak sevkiyat takibi yapılan sistemdir.

 BPM  ile iş süreçlerinizi otomatize ederek yaşanacak aksaklıkların önüne geçmiş olursunuz.

"İş Süreçlerinizi Dijitalleştirin, Verimliliği Artırın: Proder BPM Modülü ile Tanışın!"

Kurum içinde departmanlar içerisinde modüler yapınızda (Teklif, Sipariş, Teknik servis vs. ) süreçlerin takip edilmesi, iç dinamikler ve personellerin kişisel sorunları ile işler yönetilemez hale gelmektedir.

Departmanların yönettikleri tüm süreçler kendi içinde çok çeşitli veriler barındırmaktadır, bu veriler süreç ilerledikçe değişmekte ve  çeşitlilik göstermektedir. Örneğin; satış veya satın alma teklif sürecin işletilmesinde doğal olarak iş yapısına göre her süreç beli bir yolu izliyor, hazırlık, müşteri/tedarikçi onayı bekleme, onay işleminden sonra siparişe dönüştürülmesi gibi.

ilk yönetici onayı, ardından iş yapısına göre sonraki süreçlerde personellere iş emirlerinin atanması yanında  SMS ve  mail yöntemleri ile uyarılması ile dijitalleşen iş süreçlerinde aksaklıklar ne zaman ve kimin tarafından kaynaklandığının tespit edilmesi ve iş süreçlerinin aksamadan yürütülmesi için  BPM modülü geliştirilmiştir.

Proder BPM iş süreç yönetimi ile neler kazanacaksınız.

• İş Süreç Modelleme: İş süreçlerinin görsel temsillerini oluşturma; bu, sürecin adımlarını ve akışını netleştirir.
• Süreç Analizi: Mevcut süreçlerin incelenmesi, darboğazların ve iyileştirme alanlarının belirlenmesi.
• Otomasyon: Tekrarlayan görevlerin otomatikleştirilmesi; bu, verimliliği artırır ve hata oranını düşürür.
• İşbirliği: Farklı departmanlar arasında iletişim ve işbirliğini artırma; süreçlerdeki etkileşimleri kolaylaştırma.
• Performans İzleme: Süreçlerin performansını ölçme ve analiz etme; KPI’lar (Anahtar Performans Göstergeleri) kullanılarak sürekli iyileştirme sağlama.
• Uyumluluk: Regülasyonlara ve standartlara uyum sağlama; süreçlerin belirlenen kurallara uygun şekilde yürütülmesini temin etme.
• Esneklik: Süreçlerin ihtiyaçlara göre kolayca güncellenebilmesi; değişen koşullara hızla adapte olabilme.
• Raporlama: Süreçlerin durumu ve performansı hakkında detaylı raporlar sunma; karar alma süreçlerini destekleme.
• Kullanıcı Dostu Arayüz: Kullanıcıların süreçleri kolayca anlaması ve etkileşimde bulunabilmesi için tasarlanmış arayüzler.
• Entegrasyon: Diğer yazılım sistemleri ile entegrasyon; veri akışının sağlanması ve süreçlerin kesintisiz bir şekilde yürütülmesi.

Bu özellikler ile Proder BPM uygulamalarının işletmelerin verimliliğini artırmalarına ve daha iyi yönetim süreçleri geliştirmelerine yardımcı olur.

Proder BPM Modülü Ekranları

BPM İle İş süreçlerine atanmış Görevlerin takibi

BPM modülü üzerinden oluşturulmuş aksiyonlara göre ilgili görevler süreç durumuna göre otomatik olarak ilgili personelin ana ekranına  düşmektedir.

Görevler Varsayılan ekran görüntüsü

“Ekranda  görüldüğü  üzere  ilgili personele Sipariş oluşturulması, Fatura oluşturulması  görevi emri verilmiş  ve verdiği  bir teklif  müşteri tarafından  kabul edilmiştir.”

Not1: Bir aksiyon oluşturulduğunda Mail ve Sms görevleri oluşturulmuşsa ilgi personel hatırlatmaları için Sms ve Mail  bildirimleri de otomatik olarak  yapılmaktadır.

Not2 : Mail ve Sms görevleri  müşteri bilgilendirme içinde kullanılabilir. Örneğin; Teklif bekleyen bir müşteriye teklif maili otomatik gönderilebilir veya teknik servis talep etmiş bir müşteriye teknik ekibin yolda olduğu ve irtibat noları vs. bilgileri gönderilerek müşteri bilgilendirilir.

BPM İle İş süreçlerinde Organizasyon Tanımlama

BPM modülü üzerinde bir iş süreci oluşturabilmek için  öncelikle organizasyon tanımı  yapılmalıdır. Organizasyon  iş süreçlerini n takip edileceği departman  (muhasebe, Satın alma, Satış ve İK vs.)  iç dinamiklerine göre sınıflandırılmasını sağlar.

Organizasyon Tanımı Varsayılan ekran görüntüsü

“Ekranda  görüldüğü  üzere  Satın Alma veya Satış Departmanı için  Teklif Süreçleri organizasyon  tanımı yapılmaktadır.”

BPM İle İş süreçlerinde Aksiyon Tanımlama

Organizasyon tanımlandıktan sonra ilgili organizasyona ait iş süreçlerinin tanımlanması ve iş atmalarının yapılması için  aksiyon  oluşturulmalıdır.

Aksiyon Tanımı Varsayılan ekran görüntüsü

“Ekranda  görüldüğü  üzere  şart değeri eşit “Beklemede” olan teklifler için aksiyon tanımlama yapılmıştır”

 Aksiyon Tanımlama ile İş süreçleri

Aksiyon işlemi ile bir işin takibinin yapılması için gerekli  olan  parametrelerin  tanımlanmasıdır.  Aksiyon işlemi tüm QuantumCEO  ERP Muhasebe sistemine entegre olduğu için herhangi bir departman veya kişilere görev atama görevin  zaman içi takibine yönelik aksiyonların oluşturulması zamansal görev dağılımının  otomatik gerçekleştirilmesi ile iş akışlarının kontrolü sağlanmaktadır.

Aksiyon Tanımlama Parametreleri

• İlgili Modül Seçimi: 

Aksiyon işlemine konu olan  iş  sürecinin takip edilmesi  için  ilgili modülün  seçilmesi gerekmektedir. Teklif işleminin verilmesinden sipariş oluşturulmasına yönelik tüm süreçler için  aksiyon oluşturulmalıdır. Örneğin: Teklif Kaydı yapıldıktan sonra maliyet analizi için 1 saat sonrasına bir aksiyon oluşturulur. 24 saat sonra personelin fiyat kontrolü yapıp müşteriye gönderilmesi işlemi içinse ikinci bir aksiyon oluşturulur.  Müşteriye gönderilen teklifin bekleme sürecinde müşterinin aranması için 48 saat sonrası için 3 aksiyon oluşturulmalıdır.

• Aksiyonda tarih, saat ile  Görev Zamanı Belirleme:

Tarih Alanı  seçimi için  ilgili tarih alanı  seçilmeli ve  aksiyonun  bu tarih  ve saat seçeneklerini kullanarak ile aksiyonun otomatik iş atamasının yapılacağı zaman belirlenir.

• Aksiyon işlemi için Şart Alanı, Şart Operatörü ve Şart Değerinin Tanımlanması:

Şart alanı, seçilen modüle ait olan alanlar otomatik olarak listelenir.  Aksiyon oluşturulacak alan seçimi yapılır. İlgili alana ait işlemler için şart operatörü  (eşit, büyük, küçük, farlı, içinde geçen ) ve şart değeri girilerek (Beklemede, Mail gönderildi,  tedarik bekleniyor vs.)  tanımlanır.

Önemli Not: Seçilen modüle göre Şart Alanı, Şart Operatörü ve Şart Değerinin dinamik olarak geldiği için modül yapısına uygun değerler seçilmeli veya tanımlanmalıdır.

• Aksiyonu  görev atama:

Aksiyonu gerçekleştirecek Departman veya personellerin seçimleri yapılmalıdır.

• Aksiyon işleminde dinamik görev  hatırlatma yöntemleri :

Aksiyon  işleminde Sms, e-posta ve görev atama yöntemleri kullanılarak oluşacak görevlerin bildirilmesi sağlanmaktadır.

• BPM’ de Sms ile  Görev bilgilendirme işleminde seçili departman yada personellere iş süreç yapısına uygun olarak aksiyonda tanımları ekranındaki parametrelere  ve  zamana göre otomatik olarak  sms gönderilerek  görev hatırlatılır.

Önemli Not : QuantumCEO ERP muhasebe sisteminde  Sistem>Genel Ayarlar kısmından  Sms ayarlarında gönderim için kullanılacak Sms servisi çin Kullanıcı adı, şifre vs. bağlantı bilgililerini giriniz.

Not: Sms içeriği tanımlanmalıdır.

   Aksiyon Tanımlama ekranda Sms Gönderim  parametreleri Varsayılan ekran görüntüsü

• E-Posta bilgilendirme işleminde Sms yapısında olduğu gibi personellere iş süreç yapısına uygun olarak aksiyonda tanımları ekranındaki parametrelere ve zamana göre otomatik olarak mail gönderilerek görev hatırlatılır.

Not: Aksiyon Tanımlama ekranında E-Posta içeriği tanımlanmalıdır.

Önemli Not : BPM mail işlemi için E-Asistan  Quantum Servisi aracından e-posta ayarlarında gönderim için kullanılacak mail adres bilgilerini giriniz.

            Aksiyon Tanımlama ekranda E-Posta Gönderim parametreleri Varsayılan ekran görüntüsü

• Görev atama sisteminde seçili departman yada personellere iş süreç yapısına uygun olarak aksiyonda tanımları ekranındaki parametrelere  ve  zamana göre otomatik olarak  QauntumCEO ERP Muhasebe sisteminde görevler oluşturulup ilgili departman yada kişilere gönderilir ve zamansal takibi sağlanır.

            Aksiyon Tanımlama ekranda Görev atama parametreleri Varsayılan ekran görüntüsü

BPM de iş süreçleri görev atama E-Asistanı :  BPM işlemi gerçekleştirildikten sonra  ilgili  personellerin  ana ekranında yer alan e- asistanın görevler bölümüne otomatik uyarı olarak düşer ve personellerin  iş takip etmesi beklenir.

                BPM iş süreç yönetiminde oluşturulan aksiyona göre düşen görevler personel tarafından yapıldığı zaman görev listesinden otomatik olarak kaldırılır.

     E -Asistan ekranda Görev atama hatırlatmaları Varsayılan ekran görüntüsü

     “Ekranda  görüldüğü  üzere  BPM tarafından otomatik oluşturulan  görevler ilgili personele QuantumCEO ERP ekranından kırmızı  uyarı balonu (1) olarak görev ataması gerçekleştirilir. Açılan ekranda görev listesi (2) personel tarafından izlenir biten görevler otomatik listeden  kaldırılır.  ”

BPM E-Asistanı Görev Atama Ekranı:

BPM organizasyonunda tanımlanmış aksiynlara göre QuantumCEO ERP muhasebe programına düşen görevler e-asistan görev ekranında personeller tarafından gözlemlenip tamamlandığı takdirde sonraki görev için oluşturulacak kaydın (Teklif, Sipariş, Satınalma talebi vs.) eklenmesi ile bir sonraki görev otomatik olarak tetiklenmektedir. Ayrıca manuel görev atama işlemleri içinde bu ekran kullanılmalıdır.

E -Asistan ekranda Görev atama Varsayılan ekran görüntüsü

“Ekranda  görüldüğü  üzere  BPM tarafından otomatik oluşturulan  görevler ilgili personele QuantumCEO ERP ekranında atanan görev detayları ve yeni oluşturulan görev için  proje kaydı  sonrası  Teklif oluşturma işlemi yapılabilir. Manuel  görev atama işlemleri de bu ekrandan yapılmaktadır.  ”

BPM de iş süreçleri görev atanan personellerin takibi (Acil Önlem Senaryosu)

BPM de iş akışına uygun olarak oluşturulan  görevler personeller tarafından  ihmal  edilmesi veya unutulması durumlarının  önüne geçmek için BPM aksiyon tanımlama ekranında iş yapılma süresinden sonraki bir zamana atanan kontrol görevleri de işin gerçekleşmediği zamanlar için ilgili  personelin  amirine veya üst  düzey yöneticilere gönderilerek işin aksamaması için aksiyon zamanına göre otomatik olarak uyarı  gönderilir.

Örneğin ; Bir projenin BPM sürecinde iş tanımları yapılmış olsun.  Bu senaryoya göre proje ihtiyaçlarına göre oluşturulacak siparişin iş süresince (Sipariş gönderim süresi: 48 saat) müşteriye gönderilmemişse sonraki bir zaman dilimine 49 saat  yeni bir aksiyon oluşturulacak ekran için parametreler  “Şart Alanı : Sipariş durumu”  , “ Şart Operatörü :Eşit” ve “Şart Durumu: Bekleme” olan  sipariş olduğu takirde otomatik olarak aksiyon başlar  ve gecikme ilgili aksiyonda belirtilen departman  yada birim amirlerine uyarı  olarak düşer.

Böylece Proder BPM modülü ile Sonuçlanmayan, unutulan veya gözden kaçan hiçbir görev olmaz. BPM size hatırlatır.

BPM de E-Asistan Takip Servisi

BPM de iş süreçlerine göre tanımlanmış  her hangi bir organizasyona yönelik senaryoda otomatik oluşturulan zamanlanmış görevler (Sms, Mail gönderimi) QuantumCEO ERP Muhasebe sistemi kapalı olsa bile Quantum Servisi ile yerine getirilmektedir.

       E -Asistan Quantum Servis Varsayılan ekran görüntüsü

“Program kapalı olsa bile e-Asistan Quantum servis ekranı iş takibi yaptığı için  sürekli olarak açık kalmalıdır. ”

BPM E-Asistanı Görev Atama Liste ve Raporlar

BPM tarafından otomatik oluşturulmuş görevleri isteğe göre özelleştirilebilen filtreleme seçenekleri ile liste ve raporlar kolaylıkla alınabilmektedir.

Örneğin: Bir senaryoya göre yada bir müşterinin işleri ile ilgili görevlerin takibi için zamansal liste ve raporlar alınabildiği gibi pivot tablo özelliği ile grup raporları alınabilir.

BPB’ de  Liste ve Raporlar için varsayılan ekran görüntüsü

          “Örnek resimde Görev listesinde, filtre  kriterlerinde görevi atayan kişiye göre liste görüntülenmektedir. ”

Daha detaylı yardım almak için sorularınızı lütfen [email protected] adresine iletiniz.